Para um negócio prosperar, um dos pontos essenciais é a gestão de processos, que é capaz de organizar melhor a equipe, trazer melhorias para os serviços e produtos e ainda otimizar a relação com os clientes.
São muitas as vantagens que revelam a importância de pensar a organização empresarial através de uma gestão de processos bem articulada.
Antes de qualquer coisa, é importante entender quais são as bases para a gestão e seus principais objetivos.
Se você busca melhorar a gestão da sua loja e quer mantê-la alinhada às constantes mudanças do mercado, fique atento às dicas e informações que daremos a seguir!
O que é gestão de processos?
Em linhas gerais, a gestão de processos é um conjunto de ações que visa otimizar os processos organizacionais de um negócio, com o objetivo de extrair um melhor alinhamento com os seus objetivos, questões internas e realidade do mercado.
Essa gestão é feita principalmente através da identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle dos processos que envolvem o negócio. Em outras palavras, trata-se de um controle geral das suas operações.
Sendo assim, compreendemos que a própria gestão de processos faz parte desse fluxo, sendo ela a formação geral de todas as ações e sistemas. Saiba mais sobre a sua importância no próximo item.
Qual a sua importância?
Para compreender a importância da gestão de negócio, precisamos notar as mudanças que ocorrem no mercado atualmente.
As relações comerciais se tornaram mais complexas, principalmente com o surgimento de novos campos de atuação, como aqueles relacionados à internet.
Existem mais empresas competindo pelos mesmos espaços e novas oportunidades de crescimento, que fogem de paradigmas do passado. Portanto, é fácil entender que a realidade de hoje exige um novo aparato organizacional.
A isso, somamos o fator “globalização”, que amplia a rede de concorrência, abrindo-a para o mercado internacional.
Resultado direto do avanço tecnológico, a globalização traz também uma rede de novos hábitos e comportamentos empresariais, bem como dos consumidores.
Com isso, é possível perceber a importância de empreendedores com uma mentalidade mais alinhada a mudanças de paradigma, em oposição àqueles que resistem a mudanças, procurando apoio em modelos tradicionais.
Dessa forma, como aponta Blog Fia, compreendemos como benefícios básicos de uma gestão de processos os seguintes itens:
- Possibilita um melhor aproveitamento do tempo, evitando desperdício de horas da equipe e reduzindo a necessidade de retrabalho, como resultado;
- Pode aumentar a lucratividade ao otimizar a capacidade operacional, diminuindo gargalos;
- Oferece possibilidade de simplificar a gestão, ainda mais quando conta com um sistema eficiente de auxílio de processos;
- Permite o monitoramento de tarefas, levando a gestão mais assertiva das competências gerais e específicas.
Assim como o mundo, os modelos organizacionais dos negócios passa por grandes transformações. Isso resume o principal posto da gestão de processos: enquadrar a loja a novos modelos de realidade.
No item seguinte, descubra como realizar o gerenciamento a partir do mapeamento dos seus processos!
Como realizar um mapeamento dos processos?
Quando falamos em organização, certamente trataremos sobre o mapeamento de processos e fluxogramas. Um bom fluxograma com a totalidade dos processos da loja permite uma melhor visualização das perdas e ganhos.
Dessa maneira, temos uma “visão geral”, o que facilita tomadas de decisão mais assertivas e com parâmetros reconhecíveis. O controle da loja é conquistado assim, desenvolvendo e mapeando cada processo e acompanhando cada ação.
Com a importância dos fluxogramas em mente, é preciso entender os principais modelos utilizados no mercado. Confira:
Fluxograma de processos linear
Nesse caso, o arranjo sequencial de tarefas se dá através de um mapeamento com score.
Ou seja, uma pontuação constituída de acordo com o nível de decisão. O fluxograma de processos linear opera principalmente para tratar do funcionamento de uma demanda.
Isso significa que, de forma linear, o lojista terá controle das etapas sequenciais que envolvem a operação. Essa visão permite a identificação de pontos de atenção, bem como possibilidade de melhorias no processo, pensando em diminuir retrabalhos.
Fluxograma funcional
Quando a necessidade envolve trabalhar com áreas correlatas, o fluxograma funcional se faz útil. Afinal, há processos que envolvem mais de um setor e departamento. É preciso ter controle dessas operações também.
Ele permite um mapeamento de diferentes tarefas que são executadas entre as áreas da loja, possuindo o mesmo input e output – em outras palavras, fluxo de entrada e saída.
No item a seguir, saiba como utilizar essas ferramentas em prol de uma boa gestão de processos.
Como aplicar uma boa gestão de processos?
O primeiro passo é identificar a necessidade organizacional da sua loja. A partir daí a missão se torna outra: entender os elementos chave para levar o negócio adiante de forma saudável, visando melhorar processos e, é claro, conquistar lucro.
Sendo assim, existem pontos a serem compreendidos no momento de implementação de um novo modelo para gestão. O objetivo é ter o controle das ações que ocorrem na sua loja, possibilitando que você trabalhe de maneira mais inteligente.
Em curto e médio prazo, você já notará melhoria nos processos, reforçando a importância dessa decisão. A seguir, vamos dividir algumas dicas básicas para dar os primeiros passos em direção a uma nova otimização de processos:
Garanta um treinamento contínuo
O primeiro passo é o mapeamento dos profissionais responsáveis pelo trabalho, bem como as tarefas realizadas por eles.
Como demonstra o Blog do Lojista, o objetivo passa envolver o treinamento do time, procurando atingir um nível de excelência em todas as atividades.
É importante realizar acompanhamento constante das tarefas, dando orientações ao grupo. Essa é uma forma de manter presente a cultura do treinamento, mas também não deixar dúvidas sobre o caminho a ser seguido.
O treinamento contínuo leva a melhores resultados motivacionais, que vão refletir positivamente no seu negócio.
Monitore e mapeie os processos com sistemas de gestão
Partindo de um sistema de gestão, o mapeamento de processos é uma maneira de alinhar os funcionários da loja e um mesmo direcionamento.
É possível também, através do controle e mapeamento, melhorar a organização do ambiente como um todo.
Nesse ponto, os resultados organizacionais vão das maiores às menores questões do dia a dia, do registro de responsabilidades no sistema à redução do uso de papel, evitando desperdícios de materiais, por exemplo. O principal é a redução de erros!
Nada melhor do que contar com a tecnologia para integrar os processos e elevar seu índice de acertos. Por isso um sistema de gestão pode contribuir bastante.
Mude a cultura da sua empresa
Muitas empresas sofrem com uma cultura mal articulada, onde sobram dúvidas sobre as responsabilidades dos seus colaboradores.
Pequenas, médias e grandes empresas precisam dessa organização cultural, pois isso interfere diretamente em seus resultados.
Imagine uma loja que precisa ampliar seu time e escopo de trabalho. É nesse momento que uma cultura empresarial mal definida vai começar a fazer ainda mais diferença. É preciso ter método e clareza de responsabilidades.
Aposte em fluxos de trabalho claros, definição bem delineada de funções dentro do negócio e padronização de processos.
Utilize o método de monitoramento PDCA
Com as novas tecnologias e a influência da internet sobre os negócios, fica impossível trabalhar sem uma metodologia como a PDCA. A sigla PDCA, do inglês significa “Plan – Do – Check – Act”. Em tradução livre, “Planejar – Fazer – Checar – Ajustar”.
Essa metodologia é aplicável nas mais diversas situações, como é o exemplo da gestão de informação. Trata-se de um sistema que busca objetificar o método de trabalho com foco em melhorias contínuas.
Para isso, é preciso aplicar o PDCA em todas as ações empresariais, permitindo que o método influencie diretamente na organização dos seus processos. Assim, você conta com um sistema lógico que impulsionará você e sua equipe a melhorias constantes.
Você gostou das nossas dicas sobre a gestão de processos? Quer ficar por dentro de ainda mais informações úteis para aplicar essas ferramentas na sua empresa? Então continue por dentro das novidades do nosso blog!
