Quem trabalha com varejo sabe da relevância de um bom controle de caixa. Além de ser um pré-requisito para o crescimento no mercado, trata-se de um conceito que também ajuda a empresa a não cair em apuros financeiros.
Nem sempre trabalhamos com um cenário ideal, onde clientes pagam em dia e o fluxo monetário é estável. As contas, por outro lado, têm data certa para chegar, mostrando a importância de se manter um fluxo de caixa positivo o ano inteiro.
Para lidar com essa questão e impedir que a sua empresa fique no vermelho, saiba o que é o controle de caixa, sua importância e confira os 7 erros mais comuns que o prejudicam! Continue a leitura!
O que é controle de caixa e qual é a sua importância?
Controle de caixa, em termos gerais, é uma espécie de “rotina” de registro de todas as entradas e saídas financeiras realizadas por uma empresa.
Como o próprio nome sugere, é ele que promove o acompanhamento e identificação de problemas de natureza financeira. Com essas informações é possível prever quadros prejudiciais à empresa e estipular ações para saná-los.
Os dois pontos de maior importância em um controle de caixa são:
- Registros sempre atualizados das movimentações financeiras do negócio;
- Permitir uma rápida averiguação da saúde financeira, determinando se a empresa está com dívidas ou obtendo lucros.
Quais os 7 erros no fluxo de caixa mais comuns?
Ciente da importância de um bom fluxo de caixa, confira quais são os principais erros cometidos por empresas e os impactos que eles trazem para os negócios.
1 Não atualizar diariamente o fluxo de caixa
Não basta implementar, é preciso atualizar o fluxo de caixa diariamente – caso contrário, a ferramenta perde o seu propósito!
O motivo é simples: é preciso que o controle de caixa represente as finanças do negócio em tempo real. É essencial ter como prioridade uma cultura de lançamentos diários, certificando-se, no final do dia, que tudo está sempre alinhado.
Essa é a melhor maneira de acompanhar os seus recursos financeiros verificando se a empresa precisa de empréstimos ou mesmo de capitais de terceiros.
2 Confundir as finanças da empresa com as finanças pessoais
Misturar os seus recursos pessoais com os do seu negócio pode comprometer as finanças de ambos os lados, além de dificultar bastante o controle de caixa.
Ao lançar uma despesa particular, passando-a como empresarial, você camufla as suas finanças e perde a noção do valor à disposição. Este é um verdadeiro pesadelo para o controle das suas finanças!
Sendo assim, evite ao máximo utilizar cartões, cheques e dinheiro da empresa para fins pessoais. Mantenha tudo em contas separadas com sua própria documentação.
3 Falta de categorização de lançamentos do caixa
Outra forma de perder o controle do acompanhamento financeiro é não categorizar adequadamente os lançamentos. É preciso registrar tudo separadamente, com entradas e saídas de recursos financeiros previstos.
De acordo com matéria do site Flua, é preciso manter em ordem as entradas e saídas que foram realizadas, registrar de onde elas vieram e para onde elas foram, organizando-as por datas.
Não esqueça também de fazer a distinção de alguns itens como pró-labore, impostos e funcionários.
Com esse conhecimento e acompanhamento específico, fica muito mais fácil entender as áreas que demandam mais recursos e traçar estratégias para diminuir despesas.
4 Contar com recursos que ainda não entraram
Essa é uma lição que vale para o mundo dos negócios, como também para a vida fora da empresa: não conte com aquilo que você ainda não tem!
Considere uma venda parcelada, por exemplo, sendo que a primeira parcela entra apenas 30 dias depois do negócio fechado. Mesmo que o dinheiro leve 30 dias para entrar, muitos empreendedores já investem o valor antes de recebê-lo.
A verdade é que nunca sabemos se o cliente vai pagar em dia. Além disso, outros fatores podem ser decisivos, como greve dos bancos no dia de recebimento, por exemplo.
De qualquer forma, existem imprevistos demais para você contar com um dinheiro que ainda não entrou.
Antes de fazer um investimento, aguarde os recebimentos e evite que o caixa caia no negativo, lançando suas vendas de acordo com os pagamentos de seus clientes.
5 Perder o senso de realidade nas previsões de fluxo
Previsões otimistas demais podem acabar com uma empresa, mas previsões pessimistas podem deixá-la estagnada. O caminho é trabalhar com o mais próximo possível da realidade.
Para isso, é preciso um levantamento financeiro consistente dos custos fixos e variáveis. E ainda, das receitas em caixa, recebimentos à vista, parcelados, investimentos, expansões previstas, etc.
Mantenha tudo atualizado e tenha o planejamento do orçamento em dia, contando com possíveis mudanças de cenários e revisões em suas projeções. Cuidado também com a sazonalidade das vendas!
Para efetuar uma boa projeção de fluxo de caixa, é necessário entender os picos de venda para adotar as melhores práticas visando rentabilidade. É preciso entender como manter-se rentável mesmo em temporadas mais fracas para o seu negócio.
6 Desconhecimento do Ciclo Financeiro e Ciclo Operacional
Um capital de giro bem gerenciado garante um bom giro do fluxo de caixa. Para isso, é preciso necessariamente ajustar o que conhecemos como Ciclo Financeiro e Ciclo Operacional.
O Ciclo Operacional diz respeito ao período médio entre desembolsos para operações e entradas de caixa.
Seguindo esta lógica, de acordo com matéria do site Treasy, entendemos que uma parcela do capital de giro (ou mesmo sua totalidade) é financiada pelos próprios fornecedores e seus prazos de pagamento.
Por outro lado, o Ciclo Financeiro é o tempo de pagamento aos fornecedores até a data que envolve o recebimento do valor que corresponde às vendas do produto final. Em outras palavras, o trajeto do dinheiro.
A lógica é: quanto maior o prazo dos fornecedores, mais dinheiro disponível em caixa na empresa e, consequentemente, menor o Ciclo Financeiro.
A meta do gerenciamento do fluxo de caixa é antecipar recebimentos e postergar pagamentos. Afinal, quanto menor o Ciclo Financeiro, melhor será a saúde financeira da sua empresa.
7 Realizar investimentos e compras por impulso
Para identificar um gasto impulsivo, basta analisar o retorno e ver se ele ocorre em curto ou médio prazo.
Caso este retorno não ocorra, esse investimento foi feito no momento errado. E isso pode, inclusive, afetar outras áreas que poderiam se beneficiar dele.
Independente do investimento em questão, se ele for feito no período errado, o prejuízo para o caixa da empresa é certo!
Deve-se aguardar a oportunidade para grandes compras, pesquisar preços e investir com a certeza de que é possível cobrir os gastos.
Você já conhecia o conceito e os erros mais comuns relacionados ao controle de caixa? Se uma das suas dificuldades está relacionada a precificação dos produtos, faça o download gratuito do e-book que elaboramos sobre o assunto!
